1. Správce údajů
Správcem osobních údajů je Ubytování Kvilda s.r.o., IČ 29902622, sídlo Zdíkovec 19, 384 73 Zdíkov. Ve věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na info@upickukvilda.cz nebo telefonu 602 883 385.
2. Jaké údaje zpracováváme
Zpracováváme identifikační a kontaktní údaje objednatele, údaje o rezervovaném termínu, pokoji, ceně a platbě a záznam přijetí podmínek. U každé ubytované osoby zpracováváme jméno a příjmení, adresu místa přihlášení nebo obdobného pobytu v zahraničí, datum narození, státní příslušnost, druh a číslo průkazu totožnosti a údaj o vybraném místním poplatku nebo důvodu osvobození. Čísla dokladů jsou v databázi uložena šifrovaně. IP adresu ukládáme pouze v nevratně zahashované podobě pro doložení odeslání rezervace a zabezpečení systému.
3. Účely a právní základy
Ubytovateli zasíláme e-mailem potvrzení zaplacené rezervace s přehledem údajů zapsaných ubytovaných osob, včetně druhu a čísla dokladu. Přehled slouží k ověření údajů při příjezdu a přepsání do fyzické ubytovací knihy. Kopie ani fotografie dokladů neposíláme.
- vyřízení rezervace a poskytnutí ubytování – plnění smlouvy a kroky před jejím uzavřením,
- účetnictví, místní poplatky a evidence hostů – splnění právní povinnosti,
- ochrana právních nároků, prevence podvodných rezervací a zabezpečení systému – oprávněný zájem správce.
Údaje nepoužíváme pro newsletter ani marketing bez samostatného, dobrovolného souhlasu.
Kontaktní a rezervační údaje jsou nutné k uzavření a plnění smlouvy o ubytování. Údaje pro evidenční knihu a místní poplatek vyžadují právní předpisy. Bez povinných údajů nelze online rezervaci dokončit; výjimečnou situaci lze řešit individuálně přes uvedené kontakty. Vlastní analytika Mi-JaNET a vložená mapa Google jsou volitelné a používají se na základě souhlasu, který lze kdykoli odvolat v nastavení cookies.
4. Komu mohou být údaje zpřístupněny
V nezbytném rozsahu mohou údaje zpracovávat poskytovatel webhostingu a e-mailových služeb, mobilní operátor doručující transakční SMS zprávy, poskytovatel platební brány ČSOB, Google jako poskytovatel ochrany reCAPTCHA a volitelné vložené mapy, účetní nebo IT správce. SMS brána funguje na místním zařízení Teltonika a neslouží k marketingu. Vlastní analytika a vložená mapa se spouštějí pouze se souhlasem; analytika Mi-JaNET nezískává obsah rezervací ani plateb a IP adresy nepředává externí geolokační službě. Při dobrovolném použití tlačítka pro načtení firmy předáváme informačnímu systému ARES Ministerstva financí pouze zadané IČ a z veřejného registru převezmeme název a sídlo subjektu; načtené údaje může host před odesláním opravit. Údaje dále poskytujeme orgánům veřejné moci, vyžaduje-li to právní předpis. S poskytovateli, kteří jsou zpracovateli, uzavíráme odpovídající smlouvy. Pokud dodavatel předává údaje mimo Evropský hospodářský prostor, musí být předání založeno na rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo jiné záruce podle kapitoly V GDPR; informaci o použité záruce poskytneme na požádání a uvádí ji také zásady soukromí daného dodavatele.
5. Doba uchování
Rezervační údaje uchováváme po dobu plnění smlouvy a následně zpravidla 3 roky pro ochranu právních nároků. Účetní a daňové doklady uchováváme podle druhu dokumentu po zákonem stanovenou dobu, zpravidla 5 nebo 10 let. Evidenční knihu hostů a údaje k místnímu poplatku uchováváme 6 let ode dne provedení posledního zápisu. Vyřízené záznamy fronty SMS a příjezdových e-mailů mažeme po 90 dnech. Neúspěšné, nedokončené a testovací objednávky mažeme nebo anonymizujeme nejpozději po 90 dnech, nevyžaduje-li bezpečnostní incident delší uchování.
Vlastní analytika Mi-JaNET používá po souhlasu náhodné identifikátory prohlížeče a návštěvy, kategorie zařízení a jazyka, odkazující domény a přibližné země připojení. Identifikátory návštěv uchováváme nejvýše 13 měsíců, ochranné hashe 24 hodin. Souhrnné denní počty uchováváme pro historické statistiky. Celé IP adresy se do této analytické databáze neukládají a analytické identifikátory nepropojujeme s rezervacemi.
6. Vaše práva
Máte právo požadovat přístup k údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů a vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Je-li zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost dřívějšího zpracování. Žádost pošlete na uvedený kontaktní e-mail. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, uoou.gov.cz.
7. Automatizované vyhodnocení bezpečnosti
Služba Google reCAPTCHA v3 automaticky vyhodnocuje rizikovost odeslání formuláře. Nízké bezpečnostní skóre může zabránit automatizovanému odeslání; nemá však jiné právní nebo obdobně významné účinky. Pokud je legitimní rezervace odmítnuta, lze ji sjednat telefonicky nebo e-mailem. Systém dále automaticky kontroluje kapacitu a kolize termínů podle zadaných parametrů.
Poslední aktualizace: 10. 10. 2026